Privaatsuspõhimõtted Smartful Growth tööandja mainekujunduse ja värbamise kohta
Avaldamise kuupäev: 07-06-2024
Meie, Smartful Growth, haldame oma tööandja mainekujunduse ja värbamise protsessi oma Karjäärisaidi („Karjäärisait“) kaudu ning kasutame sellega seotud kandidaatide jälgimissüsteemi.
Selles privaatsuspoliitika selgitame, kuidas töötleme teie isikuandmeid, kui:
külastate meie Karjäärisaiti (olete „Külastaja“)
Võtate meiega Karjäärisaidi kaudu ühendust, et luua meie juures profiil ja saada teavet meie praeguste või tulevaste ametikohtade kohta (olete „Ühendust Võttev Kandidaat“)
Kandideerite meie pakutavale ametikohale Karjäärisaidi või kolmanda poole teenuse kaudu (olete „Kandideeriv Kandidaat“)
Kogume teie kohta teavet teistelt pooltelt, saitidelt ja teenustelt, kuna usume, et teie profiil võib olla meie praeguste või tulevaste ametikohtade seisukohalt huvipakkuv (olete „Allikast Kandidaat“)
Saame teie kohta teavet meie töötajatelt või partneritelt, kuna nad usuvad, et teie profiil võib olla huvipakkuv meie praeguste või tulevaste ametikohtade seisukohalt (olete „Soovitatud Kandidaat“)
Saame teie kohta teavet Kandidaadilt, kes on märkinud teid oma soovitajaks (olete „Soovitaja“).
Privaatsuspõhimõtetes kirjeldame ka teie õigusi oma isikuandmete töötlemisel meie juures, ning võimalusi, kuidas saate neid õigusi kasutada.
Kui kasutame privaatsuspõhimõtetes terminit „Kandidaat“, peame silmas kõiki Ühendust Võtvaid Kandidaate, Kandideerivaid Kandidaate, Allikast Kandidaate ja Soovitatud Kandidaate, kui ei ole öeldud teisiti.
1. Isikuandmete töötlemisest
Isikuandmed on kogu teave, mida saab otseselt või kaudselt seostada elava füüsilise isikuga. Isikuandmed on näiteks nimi, e-posti aadress, telefoninumber ja IP-aadress. Isikuandmete töötlemine on igasugune automatiseeritud isikuandmete kasutamine, näiteks nende kogumine, loomine, analüüsimine, jagamine ja kustutamine.
Ettevõtete poolsele isikuandmete töötlemisele kehtivad seadused ja eeskirjad, nn andmekaitseseadused. Erinevat tüüpi isikuandmete kasutamisele kehtivad erinevates maailma osades erinevad andmekaitseseadused. Meie isikuandmete kasutamise puhul, mida oleme kirjeldanud nendes privaatsuspõhimõtetes, on asjakohane näiteks ELi isikuandmete kaitse üldmäärus (2016/679, „GDPR“).
Enamik GDPRi pandavaid kohustusi kehtivad nn vastutavale töötlejale. Vastutav töötleja on asutus, mis otsustab, milleks isikuandmeid töödeldakse ja kuidas töötlemine toimub. Vastutav töötleja võib kasutada nn volitatud töötlejat. Volitatud töötleja on osapool, mis tohib töödelda isikuandmeid ainult vastutava töötleja juhiste kohaselt ning ei tohi kasutada isikuandmeid isiklikel eesmärkidel.
Privaatsuspõhimõtetes kirjeldatud viisil Sinu andmeid töödeldes oleme meie vastutav töötleja.
2. Milliseid isikuandmeid me töötleme?
Kõik isikud
Seadme teave - Kui külastad meie Karjäärisaiti, kogume teavet Sinu seadme kohta. Selle teabe hulka kuulub IP-aadress, brauseri tüüp ja versioon, sessioonikäitumine, liikluse allikas, ekraani eraldusvõime, eelistatud keel, geograafiline asukoht, operatsioonisüsteem ja seadme seaded/kasutus.
Tehnilised ja statistilised andmed - Kui külastad meie Karjäärisaiti, kogume tehnilisi ja statistilisi andmeid Sinu saidikasutuse kohta, näiteks teavet selle kohta, milliseid URLe külastad ja mida saidil teed.
Suhtlusandmed - Kogume ja salvestame Sinu suhtluse meiega, sealhulgas suhtluses esitatud teabe. See võib hõlmata e-kirjade sisu, videote salvestusi, sotsiaalmeediasõnumeid, teavet, mille oled üles laadinud oma kontole meie juures, jne.
Kontaktandmed - Näiteks Sinu nimi, e-posti aadress, telefoninumber ja füüsiline aadress.
Kandidaadid
Andmed, mis on saadud intervjuude, hindamiste ja muu värbamisprotsessi käigus - Näiteks märkmed Sinuga tehtud intervjuudest, hindamised ja testid, palgasoovid.
Sinu tööavalduses sisalduv teave - Näiteks Sinu CV, kaaskiri, töönäidised, soovitused, soovituskirjad ja haridus.
Sinu avaliku profiili teave - See on avalikest allikatest, näiteks LinkedIn-ist või Sinu praeguse tööandja veebisaidilt kogutud teave Sinu tööalase kogemuse kohta.
Soovitajate jagatud teave - Teave, mille saame oma töötajatelt või partneritelt, kes soovitavad Sind meile, või isikutelt, kelle oled soovitajaks märkinud.
3. Kust saame Sinu isikuandmed?
Kõik isikud
Karjäärisaidilt. Kui külastad meie Karjäärisaiti, kogume tehnilist ja statistilist teavet selle kohta, kuidas Sa saiti kasutad, ning teavet Sinu seadme kohta.
Otse Sinu käest. Enamiku Sinu kohta töödeldavast teabest saame otse Sinult, näiteks kui kandideerid meie mõnele ametikohale või võtad meiega ühendust. Saad alati valida, millist teavet meile esitada. Siiski on mõned isikuandmed vajalikud, et saaksime Sinu avaldust töödelda või pakkuda teavet, mida meilt soovid saada.
Soovitajad
Isikult, kelle jaoks oled soovitaja. Kui Kandidaat märgib Sind oma soovitajaks, saame temalt Sinu kontaktandmed, et meil oleks võimalik Sinuga ühendust võtta.
Kandidaadid
Avalikest allikatest. Võime koguda Sinu isikuandmeid avalikest allikatest, nagu LinkedIn või Su praeguse tööandja veebisait.
Meie soovitajatelt. Võime saada teavet Sinu kohta oma töötajatelt või partneritelt (näiteks värbamisteenuste pakkujatelt), kui nad usuvad, et Sinu profiil võib olla meie praeguste või tulevaste ametikohtade seisukohalt huvipakkuv.
Sinu soovitajatelt. Kui nimetad soovitajad, võime koguda Sinu kohta teavet neilt.
Andmed, mille loome ise või koos Sinuga. Sinu avalduse ja profiili kohta käiva teabe loome tavaliselt meie või teeme seda Sinuga koostöös värbamisprotsessi käigus. See võib näiteks hõlmata märkmeid Sinuga tehtud intervjuudest, hindamisi ja teste.
4. Mis eesmärgil Sinu isikuandmeid töötleme?
Et kaitsta ja jõustada oma õigusi, huve ja teiste poolte huve, näiteks seoses kohtuasjadega.
Mõjutatud isikud: juriidilisest probleemist mõjutatud isikud – nendeks võivad olla inimesed kõikidest ülalnimetatud kategooriatest.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel eesmärgil võidakse kasutada kõiki ülalnimetatud isikuandmete kategooriaid.
Et jagada Sinu isikuandmeid teiste saajatega allpool 5. punktis nimetatud otstarbel.
Mõjutatud isikud: see sõltub jagamise eesmärgist, vt allpool punkt 5.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel eesmärgil võidakse kasutada kõiki ülalnimetatud isikuandmete kategooriaid.
Et koguda andmeid selle kohta, kuidas meie Karjäärisaiti kasutad, kasutades selleks küpsiseid ja muud jälgimistehnoloogiat, mida oleme lähemalt kirjeldanud oma küpsiste põhimõtetes.
Mõjutatud isikud: Külastajad.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Seadme teave.
Et Karjäärisaiti käimas hoida, arendada, testida ja tagada selle üldine turvalisus.
Mõjutatud isikud: Külastajad.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Seadme teave, Tehnilised ja statistilised andmed.
Et Karjäärisaiti ja selle sisu kasutamist ja töötamist analüüsida, et saada statistikat, mille alusel saidi toimivust parandada.
Mõjutatud isikud: Külastajad.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Seadme teave, Tehnilised ja statistilised andmed.
Et anda Sulle värsket teavet meie vabade töökohtade kohta.
Mõjutatud isikud: Ühendust Võtvad Kandidaadid.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Kontaktandmed, Suhtlusandmed.
Et vaadata läbi profiilid ja meile saadetud avaldused. Siia kuulub ka Sinuga suhtlemine seoses Sinu avalduse ja profiiliga.
Mõjutatud isikud: Ühendust Võtvad Kandidaadid, Kandideerivad Kandidaadid.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel otstarbel võidakse kasutada kõiki ülalmärgitud isikuandmete kategooriaid.
Et meie initsitatiivil leida Sinu isiklik profiil ja seda hinnata. Siia kuulub ka Sinuga suhtlemine seoses Sinu profiiliga.
Mõjutatud isikud: Allikast Kandidaadid, Soovitatud Kandidaadid.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel otstarbel võidakse kasutada kõiki ülalmärgitud isikuandmete kategooriaid.
Et võtta Sinuga otse ühendust seoses konkreetsete tulevaste töökohtadega meie juures.
Mõjutatud isikud: Kandidaadid.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel otstarbel võidakse kasutada kõiki ülalmärgitud isikuandmete kategooriaid.
Et salvestada Sinuga peetud intervjuu(d).
Mõjutatud isikud: Kandidaadid.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Suhtlusandmed.
Et võtta Sinuga ühendust, et paluda osaleda küsitlustes.
Mõjutatud isikud: Kandidaadid. </p
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: sellel otstarbel võidakse kasutada kõiki ülalmärgitud isikuandmete kategooriaid.
Et võtta Sinuga ühendust, et jagaksid teavet Kandidaadi kohta, ja hinnata Sinu antud teavet.
Mõjutatud isikud: Soovitajad.
Kasutatavad isikuandmete kategooriad: Kontaktandmed, Suhtlusandmed.
5. Kellega Sinu isikuandmeid jagame?
Oma teenusepakkujatega. Jagame Sinu isikuandmeid oma koostööpartneritega, kes osutavad meile tööandjate mainekujundus- ja värbamisprotsessi käigus teenuseid ja tagavad selle toimivuse. Näiteks kuuluvad siia värbamisteenuste pakkujad ja koostööpartner, kes pakub meile Karjäärisaiti ja sellega seotud kandideerijate jälgimise süsteemi.
Oma kontserni ettevõtetega. Jagame Sinu isikuandmeid oma kontserni ettevõtetega, kui nad osutavad meile tööandjate mainekujundus- ja värbamisprotsessi käigus teenuseid ja tagavad selle toimivuse, tagades näiteks juurdepääsu teatud süsteemidele ja tarkvarale.
Ettevõtetega, mis haldavad Karjäärisaidi küpsiseid. Kui annad selleks nõusoleku, kasutavad küpsiseid muud ettevõtted kui meie, kes kasutavad seejärel nende küpsiste kaudu kogutud andmeid vastavalt oma privaatsuspõhimõtetele. Teavet selle kohta, millistele küpsistele see kohaldub, leiad meie küpsiste põhimõtetest.
Võimude ja muude riigiasutustega, kui saame vastava korralduse. Jagame Sinu isikuandmeid võimude ja muude riigiasutustega, kui meil on selleks seadusjärgne kohustus.
Juriidiliste vaidluste osapooltega. Kui see on vajalik meie õiguste kaitseks, jagame Sinu isikuandmeid riigiasutuste või muude võimaliku või poolelioleva juriidilise vaidluse osapooltega. Näiteks võidakse seda teha diskrimineerimishagide puhul.
Ühinemistel, ülevõtmistel jne. Seoses võimaliku ühinemise, ettevõtte varade müügi, finantseerimise või osa või kogu meie äritegevuse ülevõtmise korral muu ettevõtte poolt, võime jagada Sinu isikuandmeid muude nimetatud protsessi osapooltega.
6. Millistel õiguslikel alustel Sinu isikuandmeid töötleme?
Selleks, et saaksime Su isikuandmeid töödelda, peab meil olema niinimetatud õiguslik alus. See on GDPRi alusel põhjendatud põhjus Sinu andmete töötlemiseks.
Kui töötleme Su isikuandmeid nendes privaatsuspõhimõtetes kirjeldatud eesmärkidel, on õiguslik alus tavaliselt see, et isikuandmete töötlemine on meie õigustatud huvides, et saaksime värvata enda jaoks vajaliku pädevusega talente. Meil on õigustatud huvi tagada suutlikkus sellel eesmärgil isikuandmeid töödelda, tagada, et töötlemine on eesmärgi saavutamiseks vajalik, ja et meie huvi kaaluks üles Sinu õiguse mitte lasta oma isikuandmeid sellel eesmärgil töödelda.
Rohkem teavet selle kohta, kuidas me selle hinnanguni jõudsime, saad meiega ühendust võttes. Meie kontaktandmed on allpool punktides 9 ja 10.
Võib olla konkreetseid asjaolusid, mil töötleme Sinu isikuandmeid ainult juhul, kui oled selleks andnud oma nõusoleku. Seda näiteks juhul kui teeme ettepaneku Sinuga läbi viidav intervjuu salvestada. Rohkem teavet õiguse kohta oma nõusolek tagasi võtta leiad altpoolt punktist 9.
7. Millal edastame Sinu isikuandmed väljapoole ELi/EMPd ja kuidas me neid sellisel juhul kaitseme?
Üritame Sinu andmeid alati töödelda ELis/EMPs.
Siiski töötlevad mõned meie teenusepakkujad Sinu isikuandmeid väljaspool ELi/EMPd. Samuti kasutame koostööpartnereid, mille emaettevõte või alltöövõtja emaettevõte asub väljaspool ELi/EMPd. Sellistel juhtudel oleme arvesse võtnud riski, et isikuandmeid võidakse avaldada riikidele, mis ei kuulu ELi/EMPsse, näiteks võimude vastava korralduse korral.
Kui Sinu isikuandmete teine vastuvõtja (nagu on kirjeldatud eespool punktis 5) asub väljaspool ELi/EMPd, tähendab see ka seda, et Sinu isikuandmed edastatakse väljapoole ELi/EMPd.
Kui meie või mõni meie koostööpartner edastab Sinu isikuandmed väljapoole ELi/EMPd, tagame, et ülekandmise võimaldamiseks kasutatakse meetmeid, mis vastavad GDPRi nõuetele. Kasutame järgmisi kaitsemeetmeid:
Kui Su isikuandmed edastatakse väljapoole ELi/EMPd, võtame kasutusele ka asjakohased tehnilised ja korralduslikud kaitsemeetmed, et kaitsta andmeid nende avaldamise korral. See, milliseid kaitsemeetmeid täpselt kasutame, sõltub sellest, mis on konkreetsel juhul tehniliselt teostatav ja piisavalt tõhus.
Kui soovid rohkem teavet selle kohta, mis juhtudel Sinu isikuandmeid väljapoole ELi/EMPd edastatakse, võid võtta meiega ühendust punktides 9 ja 10 näidatud kontaktandmete kaudu.
8. Kui kaua Sinu isikuandmeid säilitame?
Kõik isikud
Kui töötleme Sinu isikuandmeid selleks, et saaksime oma õigusi kaitsta ja jõustada, säilitame andmeid, kuni asjakohane juriidiline küsimus on täielikult ja lõplikult lahendatud.
Külastajad
Säilitame Sinu isikuandmeid turvakaalutlustel ühe (1) aasta. Küpsiste puhul on vastavad ajavahemikud välja toodud meie küpsiste põhimõtetes. Säilitame Su isikuandmeid, et analüüsida Karjäärisaidi toimivust, sama kaua kui säilitame Sinu andmeid muudel otstarvetel.
Kandidaadid
Kui oled (vaid) Ühendust Võttev Kandidaat, säilitame Su isikuandmeid seni, kuni oled meiega ühenduses.
Muud tüüpi Kandidaatide puhul säilitame Sinu isikuandmeid, et otsustada, kas oled vastavale ametikohale või -kohtadele sobiv.
Kui Sul esialgses värbamisprotsessis õnne ei olnud, säilitame Sinu isikuandmeid nii kaua kui tarvis, et saaksime kaaluda Sinu sobivust mõnele tulevasele võimalikule töökohale ja Sinuga sellega seoses ühendust võtta.
Kui saad töökoha, säilitame Sinu isikuandmeid kogu töösuhte jooksul muudel põhjustel kui siinkohal märgitud ning anname Sulle sellest isiklikult teada.
Soovitajad
Säilitame Sinu isikuandmeid sama kaua kui Kandidaadi andmeid, kellele olid soovitaja.
9. Millised on Su õigused ja kuidas saad neid kasutada?
Sellest jaotisest leiad teavet õiguste kohta, mis Sul on seoses oma isikuandmete töötlemisega. Nagu allpool kirjeldatud, rakenduvad mõned õigused ainult siis, kui töötleme Su isikuandmeid teatud õiguslikul alusel.
Kui soovid mõnda siin loetletud õigust kasutada, soovitame:
külastada andmete ja privaatsuse lehte meie Karjäärisaidil, kus olevate võimaluste kaudu saad oma õigusi kasutada;
logida sisse oma kontole, kus saad oma õigusi kasutada kontoseadeid muutes; või
võtta meiega otse ühendust aadressil info@smartful.ee.
Õigus olla teavitatud
Sul on õigus saada teavet selle kohta, kuidas Sinu isikuandmeid töötleme. Samuti on Sul õigus olla teavitatud, kui kavatseme Sinu isikuandmeid töödelda muul eesmärgil kui see, milleks need algselt koguti.
Jagame sellist teavet privaatsuspõhimõtetes, Karjäärisaidi värskenduste kaudu (vt ka allpool punkti 11) ja vastates kõigile Sinu võimalikele küsimustele.
Õigus tutvuda oma isikuandmetega.
Sul on õigus teada, kas töötleme Su isikuandmeid, ja saada koopia enda töödeldavatest andmetest. Seoses oma andmete koopia saamisega saad ka teavet selle kohta, kuidas me Sinu isikuandmeid töötleme.
Õigus tutvuda oma isikuandmetega ja nõuda nende ülekandmist teisele saajale ("andmete ülekantavus").
Võid küsida koopiat endaga seotud isikuandmetest, mida töötleme Sinuga sõlmitud lepingu täitmiseks, või Sinu nõusolekul struktureeritud üldkasutatavas masinloetavas vormingus. See võimaldab Sul neid andmeid kusagil mujal kasutada, näiteks teisele adressaadile edastamiseks. Kui see on tehniliselt teostatav, on Sul ka õigus nõuda, et edastaksime Sinu andmed otse teisele saajale.
Õigus oma isikuandmete kustutamisele („õigus olla unustatud“).
Mõnel juhul on Sul õigus lasta meil oma isikuandmed kustutada. See kehtib näiteks juhul, kui meil pole enam vaja andmeid sel eesmärgil töödelda, milleks need kogusime; kui võtad oma nõusoleku tagasi; kui oled esitanud vastuväite ja töötlemiseks puuduvad seaduslikud ülekaalukad põhjendused. (Eraldi vastuväidete esitamise õiguse kohta vt allpool.)
Õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele.
Sul on õigus isiklike asjaolude alusel esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele meie õigustatud huvides.
Õigus andmete töötlemist piirata.
Kui usud, et Sinu töödeldavad isikuandmed on ebatäpsed, töötlemine on ebaseaduslik või me ei vaja teavet konkreetsel eesmärgil, on Sul õigus nõuda selliste isikuandmete töötlemise piiramist. Kui esitad andmete töötlemisele vastuväite, nagu eespool kirjeldatud, võid ka taotleda, et piiraksime nende isikuandmete töötlemist ajal, mil Sinu taotlust hindame.
Kui Sinu isikuandmete töötlemine on piiratud, töötleme (säilitamine välja arvatud) andmeid ainult Sinu nõusolekul või juriidiliste nõuete esitamiseks, teostamiseks või kaitsmiseks, et kaitsta muu füüsilise või juriidilise isiku õigusi või olulise avaliku huviga seotud põhjustel.
Õigus andmete parandamisele.
Sul on õigus nõuda, et parandaksime ebatäpsed andmed ja täiendaksime Sind puudutavat teavet, mis ei ole Sinu hinnangul täielik.
Õigus nõusolek tagasi võtta.
Kui töötleme Sinu isikuandmeid Sinu nõusoleku alusel, on Sul õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Sellisel juhul lõpetame Sinu andmete töötlemise eesmärkidel, mille puhul oled oma nõusoleku tagasi võtnud. See ei mõjuta töötlemise seaduslikkust, mis põhines Sinu nõusolekul enne selle tagasivõtmist.
Õigus esitada kaebus.
Kui Sul on kaebusi selle kohta, kuidas Sinu isikuandmeid töötleme, on Sul õigus esitada kaebus andmekaitseasutusele. Selle kontaktandmed leiad siit.
Võid esitada kaebuse ka oma riiklikule andmekaitseasutusele, mille loendi leiad siit, kui asud EL-is. Kui asud Ühendkuningriigis, saad siin esitada kaebuse ametile Information Commissioner's Office.
10. Kuhu saad pöörduda kommentaaride või küsimustega?
Kui soovid meiega oma õiguste kasutamiseks ühendust võtta või kui Sul on küsimusi, kommentaare või muresid selle kohta, kuidas Sinu isikuandmetega ümber käime, võid meiega ühendust võtta, saates e-kirja aadressile info@smartful.ee.
11. Privaatsuspõhimõtete uuendused
Uuendame neid privaatsuspõhimõtteid vajaduse korral – näiteks kui hakkame Sinu isikuandmeid uuel viisil töötlema, kui soovime Sulle teavet veel selgemaks teha või kui see on vajalik asjakohaste andmekaitseseaduste järgimiseks.
Soovitame Sul regulaarselt seda lehte kontrollida, et võimalike muudatustega kursis püsida. Lehe ülaservast näed, millal privaatsuspõhimõtteid viimati uuendati.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Privacy Policy for Smartful Growth Employer Branding and Recruitment
Publication date: 07-06-2024
We, Smartful Growth, manage our employer branding and recruitment process through our Career Site (“Career Site”) and use the related applicant tracking system.
In this Privacy Policy, we explain how we process your personal data when you:
visit our Career Site (you are a “Visitor”);
contact us through the Career Site to create a profile with us and receive information about our current or future job opportunities (you are a “Connecting Candidate”);
apply for a position offered by us through the Career Site or a third-party service (you are an “Applying Candidate”);
we collect information about you from other parties, websites and services because we believe that your profile may be of interest in relation to our current or future job opportunities (you are a “Sourced Candidate”);
we receive information about you from our employees or partners because they believe that your profile may be of interest in relation to our current or future job opportunities (you are a “Referred Candidate”);
we receive information about you from a Candidate who has named you as their reference (you are a “Reference Person”).
This Privacy Policy also describes your rights regarding our processing of your personal data and how you can exercise those rights.
When we use the term “Candidate” in this Privacy Policy, we mean all Connecting Candidates, Applying Candidates, Sourced Candidates and Referred Candidates, unless otherwise stated.
1. Processing of personal data
Personal data means any information that can be directly or indirectly linked to a living individual. Examples of personal data include your name, email address, telephone number and IP address. Processing of personal data means any automated use of personal data, such as collecting, creating, analysing, sharing and deleting it.
Companies’ processing of personal data is governed by laws and regulations, commonly referred to as data protection laws. Different data protection laws apply to different types of personal data and in different parts of the world. One relevant regulation governing our use of personal data as described in this Privacy Policy is the EU General Data Protection Regulation (2016/679, “GDPR”).
Most obligations under the GDPR apply to the so-called data controller. A data controller is an organisation that determines why personal data is processed and how the processing is carried out. A data controller may use a so-called data processor. A data processor is a party that may process personal data only in accordance with the controller’s instructions and may not use the personal data for its own purposes.
When we process your personal data in the manner described in this Privacy Policy, we are the data controller.
2. What personal data do we process?
All individuals
Device information – When you visit our Career Site, we collect information about your device. This information includes your IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographical location, operating system and device settings/usage.
Technical and statistical data – When you visit our Career Site, we collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about the URLs you visit and what you do on the site.
Communication data – We collect and store your communications with us, including information provided as part of those communications. This may include the content of emails, video recordings, social media messages, information you have uploaded to your account with us, etc.
Contact details – For example, your name, email address, telephone number and physical address.
Candidates
Information obtained through interviews, assessments and other parts of the recruitment process – For example, notes from interviews with you, assessments and tests, and salary expectations.
Information contained in your job application – For example, your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and education.
Information from your public profile – This is information about your professional experience collected from public sources, such as LinkedIn or your current employer’s website.
Information shared by references – Information we receive from our employees or partners who recommend you to us, or from individuals whom you have named as references.
3. Where do we obtain your personal data?
All individuals
From the Career Site. When you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the site as well as information about your device.
Directly from you. Most of the information we process about you is received directly from you, for example when you apply for one of our positions or contact us. You can always choose what information you provide to us. However, some personal data is necessary for us to process your application or provide you with the information you have requested.
Reference Persons
Candidates
From public sources. We may collect your personal data from public sources such as LinkedIn or your current employer’s website.
From our referrers. We may receive information about you from our employees or partners, such as recruitment service providers, if they believe that your profile may be of interest in relation to our current or future job opportunities.
From your references. If you name references, we may collect information about you from them.
Information that we create ourselves or together with you. Information relating to your application and profile is usually created by us or together with you during the recruitment process. This may, for example, include notes from interviews with you, assessments and tests.
4. For what purposes do we process your personal data?
To protect and enforce our rights and interests and the rights and interests of other parties, for example in connection with legal proceedings.
Affected individuals: individuals affected by the legal matter – these may include people from any of the categories listed above.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To share your personal data with other recipients for the purposes described in Section 5 below.
Affected individuals: this depends on the purpose of sharing; see Section 5 below.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To collect information about how you use our Career Site using cookies and other tracking technologies, which are described in more detail in our Cookie Policy.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information.
To operate, develop and test the Career Site and ensure its overall security.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information, Technical and statistical data.
To analyse the use and operation of the Career Site and its content in order to obtain statistics that can be used to improve the performance of the site.
Affected individuals: Visitors.
Categories of personal data used: Device information, Technical and statistical data.
To provide you with up-to-date information about our job vacancies.
Affected individuals: Connecting Candidates.
Categories of personal data used: Contact details, Communication data.
To review profiles and applications submitted to us. This also includes communicating with you regarding your application and profile.
Affected individuals: Connecting Candidates, Applying Candidates.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To proactively identify and evaluate your personal profile. This also includes communicating with you regarding your profile.
Affected individuals: Sourced Candidates, Referred Candidates.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To contact you directly regarding specific future job opportunities with us.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To record interview(s) conducted with you.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: Communication data.
To contact you and ask you to participate in surveys.
Affected individuals: Candidates.
Categories of personal data used: all categories of personal data listed above may be used for this purpose.
To contact you to ask you to provide information about a Candidate and to assess the information you provide.
Affected individuals: Reference Persons.
Categories of personal data used: Contact details, Communication data.
5. With whom do we share your personal data?
With our service providers. We share your personal data with our partners who provide services to us as part of our employer branding and recruitment process and help ensure that the process functions properly. These include, for example, recruitment service providers and the partner that provides us with the Career Site and the associated applicant tracking system.
With companies in our group. We share your personal data with companies in our group where they provide services to us as part of our employer branding and recruitment process and help ensure its operation, for example by providing access to certain systems and software.
With companies that manage cookies on the Career Site. If you give your consent, companies other than us may use cookies and subsequently use the information collected through those cookies in accordance with their own privacy policies. Information about which cookies this applies to can be found in our Cookie Policy.
With authorities and other public bodies when we are instructed to do so. We share your personal data with authorities and other public bodies when we are legally required to do so.
With parties to legal disputes. Where necessary to protect our rights, we may share your personal data with public authorities or other parties to a potential or ongoing legal dispute. This may, for example, occur in connection with discrimination claims.
In connection with mergers, acquisitions, etc. In connection with a potential merger, sale of company assets, financing, or the acquisition of part or all of our business by another company, we may share your personal data with other parties involved in such a process.
6. What legal bases do we rely on when processing your personal data?
In order for us to process your personal data, we must have what is known as a legal basis. This means a justified reason under the GDPR for processing your data.
When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis is usually that processing the personal data is in our legitimate interests so that we can recruit talent with the skills and competencies we require. We have a legitimate interest in being able to process personal data for this purpose, provided that the processing is necessary to achieve the purpose and that our interest outweighs your right not to have your personal data processed for this purpose.
You can obtain more information about how we reached this assessment by contacting us. Our contact details are provided below in Sections 9 and 10.
There may be specific circumstances in which we process your personal data only if you have provided your consent. This applies, for example, if we propose recording an interview conducted with you. More information about your right to withdraw your consent can be found below in Section 9.
7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA and how do we protect it in such cases?
We always aim to process your data within the EU/EEA.
However, some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA. We also use partners whose parent company, or the parent company of a subcontractor, is located outside the EU/EEA. In such cases, we have taken into account the risk that personal data may be disclosed to countries outside the EU/EEA, for example following an order from an authority.
If another recipient of your personal data, as described in Section 5 above, is located outside the EU/EEA, this also means that your personal data will be transferred outside the EU/EEA.
If we or one of our partners transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure that measures complying with the requirements of the GDPR are used to enable such transfer. We use the following safeguards:
When your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organisational safeguards to protect the data in the event of disclosure. The exact safeguards we use depend on what is technically feasible and sufficiently effective in each particular case.
If you would like more information about the circumstances in which your personal data is transferred outside the EU/EEA, you can contact us using the contact details provided in Sections 9 and 10.
8. How long do we retain your personal data?
All individuals
If we process your personal data in order to protect and enforce our rights, we retain the data until the relevant legal matter has been fully and finally resolved.
Visitors
We retain your personal data for security purposes for one (1) year. For cookies, the relevant retention periods are set out in our Cookie Policy. We retain your personal data for the purpose of analysing the performance of the Career Site for as long as we retain your data for other purposes.
Candidates
If you are only a Connecting Candidate, we retain your personal data for as long as you remain connected with us.
For other types of Candidates, we retain your personal data in order to determine whether you are suitable for the relevant position or positions.
If you are unsuccessful in the initial recruitment process, we retain your personal data for as long as necessary so that we can consider your suitability for possible future job opportunities and contact you in relation to them.
If you are offered and accept a job, we will retain your personal data throughout your employment relationship for purposes other than those stated here, and we will inform you about this separately.
Reference Persons
We retain your personal data for the same period as the data of the Candidate for whom you acted as a reference.
9. What are your rights and how can you exercise them?
This section provides information about the rights you have in relation to our processing of your personal data. As described below, some rights apply only where we process your personal data on a particular legal basis.
If you wish to exercise any of the rights listed here, we recommend that you:
visit the Data & Privacy page on our Career Site, where you can use the available options to exercise your rights;
log in to your account, where you can exercise your rights by changing your account settings; or
contact us directly at info@smartful.ee.
Right to be informed
You have the right to receive information about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we intend to process your personal data for a purpose other than the purpose for which it was originally collected.
We provide this information in this Privacy Policy, through updates on the Career Site (see also Section 11 below), and by responding to any questions you may have.
Right of access to your personal data
You have the right to know whether we process your personal data and to receive a copy of the data we process about you. When receiving a copy of your data, you are also entitled to information about how we process your personal data.
Right of access to your personal data and to request its transfer to another recipient (“data portability”)
You may request a copy of personal data relating to you that we process for the performance of a contract with you, or on the basis of your consent, in a structured, commonly used and machine-readable format. This allows you to use the data elsewhere, for example by transferring it to another recipient. Where technically feasible, you also have the right to request that we transfer your data directly to another recipient.
Right to erasure of your personal data (“right to be forgotten”)
In certain cases, you have the right to have us delete your personal data. This applies, for example, where we no longer need to process the data for the purpose for which it was collected; where you withdraw your consent; or where you have objected to the processing and there are no overriding lawful grounds for continuing it. See below for further information about the separate right to object.
Right to object to the processing of your personal data
You have the right, on grounds relating to your particular situation, to object to our processing of your personal data based on our legitimate interests.
Right to restriction of processing
If you believe that the personal data we process about you is inaccurate, that the processing is unlawful, or that we no longer need the information for a particular purpose, you have the right to request that the processing of such personal data be restricted. If you object to the processing of your personal data as described above, you may also request that we restrict the processing of the relevant personal data while we assess your request.
Where the processing of your personal data has been restricted, we will process the data, apart from storing it, only with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, to protect the rights of another natural or legal person, or for reasons of important public interest.
Right to rectification
You have the right to request that we correct inaccurate information and complete information about you that you believe is incomplete.
Right to withdraw consent
Where we process your personal data on the basis of your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. In such a case, we will stop processing your data for the purposes for which you have withdrawn your consent. This does not affect the lawfulness of processing based on your consent before it was withdrawn.
Right to lodge a complaint
If you have concerns about how we process your personal data, you have the right to lodge a complaint with a data protection authority. You can find its contact details here.
If you are located in the EU, you may also lodge a complaint with your national data protection authority, a list of which can be found here. If you are located in the United Kingdom, you can lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office here.
10. Where can you contact us with comments or questions?
If you would like to contact us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, you can contact us by email at info@smartful.ee.
11. Updates to this Privacy Policy
We update this Privacy Policy when necessary – for example, if we begin processing your personal data in a new way, if we want to make the information clearer for you, or if changes are required in order to comply with applicable data protection laws.
We recommend that you check this page regularly to stay informed of any changes. At the top of the page, you can see when this Privacy Policy was last updated.
